Jedes Gebäude wird im Laufe seiner Nutzungsdauer regelmäßig verändert. Häufig werden solche Änderungen viel früher nötig als gedacht. Bei jeder baulichen Änderung und jeder Nutzungsänderung muss natürlich auch die Dokumentation aktualisiert werden. Für bestimmte Änderungen muss sogar eine Baugenehmigung eingeholt werden. Größere Anpassungen der Haustechnik, zum Beispiel an Lüftungsanlagen, Brandmeldeanlagen oder elektrischen Anlagen, müssen von Sachverständigen abgenommen werden.

Niemand anderes als der Eigentümer ist dafür verantwortlich, sämtliche Baugenehmigungen mit Bauvorlagen und Abnahmebescheinigungen aufzubewahren. Zwar lassen sich manchmal fehlende Unterlagen im Aktenarchiv der zuständigen Bauaufsicht finden. Jedoch sind die Behörden nicht verpflichtet, solche Akten zur archivieren und ich kenne viele Fälle, in denen Unterlagen im Archiv nicht auffindbar waren.

Im Betrieb des Gebäudes werden regelmäßig unterschiedliche Wartungen, Inspektionen, Prüfungen und organisatorische Maßnahmen fällig. Damit soll sichergestellt werden, dass alle sicherheitsrelevanten Anlagen, Bauteile und Abläufe im Notfall auch funktionieren. Eventuell festgestellte Mängel sollen innerhalb bestimmter Fristen beseitigt werden.

Dass all dies regelmäßig und rechtzeitig durchgeführt wird, liegt in der Verantwortung des Betreibers. Dies ist die Person, die faktisch die Kontrolle über das Gebäude hat. In vielen Fällen ist dies der Eigentümer oder ein alleiniger Nutzer. Im Ernstfall benötigt der Betreiber eine geeignete Dokumentation, um nachweisen, dass er seiner Betreiberverantwortung nachgekommen ist. So können Haftungsrisiken abgewendet werden.

So gut wie alle Sonderbauten sind auch Arbeitsstätten. Daher kommen die Anforderungen des Brandschutzes aus zwei verschiedenen Rechtsgebieten: Dem Bauordnungsrecht – geregelt vor allem in den Bauordnungen der Bundesländer – und dem Arbeitsschutz – geregelt vor allem im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), in den Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR) und im Regelwerk der gesetzlichen Unfallversicherungsträger, den DGUV-Vorschriften.

Der Arbeitsschutz behandelt ausführlich den Umgang mit sämtlichen elektrischen Anlagen und Betriebsmitteln. Denn leider ist Elektrizität die häufigste Ursache von Hausbränden, gefolgt von menschlichem Fehlverhalten. Über 50% aller Hausbrände sind auf eine dieser Ursachen zurückzuführen. Dies ergibt die Brandursachenstatistik aus den Jahren 2002 bis 2022 des IFS, dem Institut für Schadenverhütung und Schadenforschung der öffentlichen Gebäudeversicherer e. V.

Hier eine Übersicht der häufigsten Dokumente, die in keiner Dokumentation fehlen sollten:

– Baugenehmigungen, ältere und aktuelle, mit vollständigen Bauvorlagen wie Bauzeichnungen, statischen Berechnungen und Fachplanungen der Haustechnik, sowie Bescheinigung der behördlichen Schlussabnahme.

– Brandschutzkonzept (eine der Bauvorlagen), Bauzeichnungen zum Brandschutzkonzept, Übereinstimmungserklärung des Brandschutzsachverständigen, Fachunternehmerbescheinigungen der ausführenden Firmen und Verwendungsnachweise bzw. Anwendungsnachweise für die verbauten Bauprodukte bzw. Bauarten.

– Brandschutzordnung Teile A, B und C, die regelmäßig überprüft wird.

– Protokolle der Sachverständigenprüfungen bei Inbetriebnahme der haustechnischen Anlagen gemäß Prüfverordnung NRW (PrüfVO NRW), wie zum Beispiel Lüftungsanlagen, Brandmeldeanlagen, Rauch- und Wärmeabzugsanlagen, ortsfeste Löschanlagen, Sicherheitsbeleuchtung, Sicherheitsstromversorgung und elektrischen Anlagen.

– Protokolle der wiederkehrenden Sachverständigenprüfungen der haustechnischen Anlagen gemäß Prüfverordnung NRW (PrüfVO NRW).

– Protokolle der regelmäßigen Wartungen aller brandschutzrelevanten Anlagen und Bauteile, neben den in der Prüfverordnung NRW (PrüfVO NRW) erfassten, sind dies zum Beispiel Brandschutzklappen, Brandschutztüren, Feststellanlagen von Türen und Feuerlöscher.

– Nachweise der regelmäßigen Funktionsprüfungen durch Fachkundige (z. B. Hausmeister oder geschulte Mitarbeiter) von Feststellanlagen und Rauchwarnmeldern.

– Protokolle der regelmäßigen Prüfungen nach den DGUV-Vorschriften. Dies betrifft die ortsveränderlichen Elektrogeräte (zum Beispiel Wasserkocher, Föhn und Verlängerungskabel) und die ortsfesten elektrischen Anlagen (u. a. sämtliche Verteilungen, Steckdosen, Schalter, Einbauleuchten).

– Nachweise der fachgerechten Beseitigung von festgestellten Mängeln inklusive der Freimeldung z. B. an Sachverständige, Feuerwehr oder Behörden.

– Gefährdungsbeurteilung für Arbeitsstätten nach dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) mit regelmäßiger Aktualisierung.

– Nachweis der regelmäßigen Unterweisung der Mitarbeiter zur Vermeidung von Bränden und zum Verhalten im Brandfall.

Ob diese Unterlagen auf Papier oder in digitaler Form vorliegen, ist nicht entscheidend.

Bei Fragen zur Umsetzung einer geeigneten Dokumentation, zur Abstimmung mit Behörden oder zur Mängelbeseitigung helfe ich gerne weiter.

Ich bin kein Jurist und erteile keine Rechtsberatung. Die Inhalte dieses Beitrags habe ich unter anderem aus folgenden Quellen recherchiert:

– Lutz Battran, Einführung in den vorbeugenden Brandschutz (2021), Rudolf Müller Verlag.

– Axel Straube, Das Managementhandbuch für den Betrieb elektrischer Anlagen, 2. Auflage (2024), VDE Verlag.

– https://www.dibt.de/de/

– https://www.ifs-ev.org

– https://www.dguv.de